7 consejos prácticos para un buen código de conducta

Un código de conducta, a diferencia de un código ético (documento que proporciona un conjunto de principios que rigen la toma de decisiones de los empleados), incluye principios que definen la ética de una empresa, pero también, contiene normas específicas para las acciones y el comportamiento de los empleados.

El código de conducta proporciona a los empleados directrices de comportamiento en el lugar de trabajo, como, por ejemplo, qué constituye un comportamiento adecuado en la empresa y qué acciones deben evitarse. Además, define los valores de una organización, establece normas de comportamiento y, con la ayuda de determinados programas o procesos, aborda los riesgos y comportamientos poco éticos, como la corrupción, estableciendo medidas disciplinarias.

El código de conducta es la base de muchas directrices de cumplimiento y, por tanto, también del éxito de la empresa en este ámbito. Se basa en los reglamentos/leyes existentes y los traslada al entorno laboral. En líneas generales, define las normas básicas de comportamiento en una organización y muestra a los empleados las posibles acciones en caso de infracciones y mala conducta, junto con las posibles consecuencias. Así pues, el código de conducta sirve de pauta para que los empleados lo apliquen en el lugar de trabajo y en sus relaciones con los socios comerciales. Estos principios proporcionan a la organización un marco sobre cómo deben comportarse los empleados y protege contra infracciones, como la corrupción, el fraude o la discriminación.

Básicamente, un buen código de conducta debería cumplir tres requisitos: adaptarse a la empresa, detectar sus riesgos y resultar familiar para todos los empleados. Le recomendamos aplicar estas pautas:

• Las normas del código de conducta deben orientarse al perfil de la empresa. Además de abordar los valores de la organización, también cubre los riesgos que puede encontrar en el sector y el mercado en el que opera
• El texto debe redactarse de forma comprensible. Evite las frases largas y enrevesadas y opte por frases breves y concisas. De este modo se evitan confusiones
• El documento es fácilmente accesible para todos los empleados. No lo oculte en una carpeta inaccesible del servidor de la empresa. Debe estar visible en la intranet o directamente con la ayuda de herramientas especialmente desarrolladas para la comunicación sobre el cumplimiento, como EQS Policy Manager
• El código de conducta se actualiza y comunica periódicamente. Si la empresa amplía su ámbito de actividad, el código de conducta debe adaptarse a las nuevas circunstancias. Para que los empleados conozcan el código de conducta, su contenido puede comunicarse durante los cursos de formación.

El código de conducta debe ser aprobado por la alta dirección y, como ocurre con todas las directrices de cumplimiento, debe aplicarse con el “tono desde arriba”. El Consejo de Administración debe mostrar a los empleados que las normas se respetan a todos los niveles y que la organización se toma en serio la conducta empresarial ética.

Le recomendamos siete pasos para desarrollar un código de conducta adecuado.

1. Introduzca la normativa y los requisitos reglamentarios aplicables al sector en el que opera y a su empresa. A continuación, defina los valores que representa su organización. Realice un análisis de riesgos para definir los riesgos potenciales a los que puede enfrentarse su empresa como consecuencia de su actividad. Por ejemplo, una empresa con actividad internacional debe tratar las irregularidades también en el extranjero. Es posible que una PYME que suministre a grandes empresas ya no pueda limitarse a los riesgos nacionales debido a la Ley de debida diligencia en la cadena de suministro
2. Tradúzcalo en directrices e instrucciones claras para sus empleados. ¿Cómo garantizar la protección de datos que exige la ley? ¿Qué regalos o invitaciones pueden aceptar los empleados? Piense en la otra cara de la moneda y defina claramente las consecuencias de las infracciones. Por ejemplo, ¿cuáles son las consecuencias de la discriminación en el lugar de trabajo? ¿Qué ocurre si un empleado acepta un soborno o blanquea dinero?
3. Redacte las directrices, asegurándose de que sean claras, concisas y sencillas para evitar confusiones o incertidumbre entre los empleados
4. Si es posible, solicite la revisión del código de conducta por el equipo jurídico o por un bufete de abogados externo para asegurarse de que es jurídicamente correcto. En algunos ámbitos, las empresas sólo pueden imponer requisitos limitados a sus empleados
5. Haga público el código de conducta. Si opera a escala internacional, considere la posibilidad de traducir el código de conducta a los idiomas de sus empleados y socios comerciales. Asegúrese de que el documento sea fácil de encontrar y accesible para todos los empleados
6. Se debe aclarar, al publicar el código de conducta, que es vinculante. Los nuevos empleados deben recibirlo tras empezar a trabajar
7. El código de conducta no es un documento rígido e inmutable. Si cambia la situación jurídica o amplía su campo de actividad, el código de conducta debe adaptarse en consecuencia. La comunicación y la formación periódicas deben mantener a los empleados al corriente de la situación actual