SedesAumento de la eficacia mediante la automatización de procesos y flujos de trabajo de compliance
El Compliance es cada vez más complejo y depende de la colaboración interfuncional, con una gran mayoría de los directores de cumplimiento esperan que una mayor expectativas de regulación en los próximos dos años.
Un clic erróneo en una lista de comprobación basada en Excel lleva a calificar erróneamente a un proveedor externo como de bajo riesgo. Un informe de denuncia de irregularidades no se eleva a nivel superior debido a un error de comunicación entre departamentos. Un responsable de cumplimiento no actualiza las políticas de la empresa tras un cambio normativo. Cuando se trata de compliance, los pequeños errores pueden tener graves consecuencias, más aún ante una actividad reguladora en constante expansión.
Las prácticas empresariales reguladas y transparentes exigen programas de cumplimiento de la normativa con muchos recursos: según los criterios del Departamento de Justicia de EE.UU., los marcos aparentemente bien diseñados “pueden fracasar en la práctica si su aplicación es poco rigurosa, carece de recursos o es ineficaz por cualquier otro motivo“. Esto es cada vez más incompatible con los programas basados en procesos manuales, que no sólo consumen más tiempo y recursos, sino que también dejan margen para el error humano, poniendo a las organizaciones en riesgo de incumplimiento. La automatización de procesos y flujos de trabajo permite a los equipos de cumplimiento automatizar las funciones rutinarias, lo que aumenta la eficacia y la productividad al tiempo que permite al personal centrarse en tareas estratégicas de mayor valor.
Cómo la automatización fomenta la eficacia de los programas de cumplimiento
El Compliance es cada vez más complejo y depende de la colaboración interfuncional, con una gran mayoría de los directores de cumplimiento esperan que una mayor expectativas de regulación en los próximos dos años. Posteriormente, las empresas recurren a la tecnología para aliviar la carga de las tareas manuales. Tradicionalmente, los marcos de cumplimiento se han basado en procesos manuales que implican hojas de cálculo, papeleo y reuniones y formación en persona. Estos programas dependen en gran medida de la supervisión humana, lo que los hace engorrosos, propensos a errores y difíciles de ampliar. Además, carecen de coherencia, se adaptan con lentitud a los nuevos requisitos y no permiten analizar grandes volúmenes de datos. En cambio, la automatización de procesos y flujos de trabajo agiliza los procedimientos de varios pasos, como los siguientes análisis de datos, comparación histórica y detección de anomalías, alertando a los supervisores cuando es necesario. Esto ahorra tiempo y dinero, mejora la productividad y reduce el riesgo de error humano: según un estudio de Deloitte, el ahorro de costes por proceso para las empresas que automatizan cierto número de procesos básicos suele oscilar entre el 30 y el 44%.
Además, la automatización de procesos y flujos de trabajo ofrecen una serie de ventajas que no sólo agilizan los flujos de trabajo para los profesionales del cumplimiento, sino que también les ayudan a cumplir sus requisitos normativos con mayor facilidad, como una mayor capacidad de seguimiento, visibilidad en tiempo real, informes facilitados y una mayor seguridad de los datos. Esto permite al personal centrarse en tareas estratégicas de mayor valor, como trabajar con la dirección y los empleados para fomentar la transparencia y la cultura del cumplimiento.
Cómo afecta la automatización de procesos y flujos de trabajo a los departamentos de compliance
Casi todas las áreas de la gestión del cumplimiento pueden beneficiarse de cierto grado de automatización, y la tecnología correctamente configurada ofrece varias ventajas:
Gestión centralizada de las actividades de cumplimiento. La información fragmentada, los silos de datos y los procesos poco claros impiden la visibilidad y la comunicación, favoreciendo potencialmente el incumplimiento involuntario. La automatización permite a los equipos centrar las actividades y los recursos o en una plataforma, proporcionando una visión clara de todas las funciones y procesos de cumplimiento para una visibilidad completa y una mejor toma de decisiones. Además, la automatización de procesos y flujos de trabajo puede proporcionar vías claras para cumplir marcos normativos como la FCPA, la Ley de Soborno del Reino Unido y Sapin II.
Procesos y flujos de trabajo racionalizados. Los procesos desconectados son una sangría de recursos. La automatización ayuda a agilizar una amplia variedad de flujos de trabajo, como el rendimiento de terceros, las aprobaciones, la elaboración de informes, la gestión de políticas y la formación, con el fin de garantizar que sean ejecutados con precisión y en consonancia con los procesos internos. Por ejemplo la integración de la automatización con las aplicaciones de denuncia de irregularidades conecta las denuncias directamente con los grupos de riesgo y las empresas pertinentes, garantizando que los profesionales del cumplimiento puedan responder de forma rápida y adecuada.
Gestión y comunicación claras de las políticas. La distribución manual de las políticas puede hacer que los empleados tengan dificultades para determinar cuáles les son aplicables y dónde encontrarlas. . A su vez, los responsables de cumplimiento tienen que dedicar tiempo a responder preguntas repetitivas, con poca visibilidad sobre quién ha accedido realmente a qué políticas. Un repositorio central automatizado de políticas garantiza que los trabajadores reciban rápidamente la información pertinente, lo que contribuye a garantizar el cumplimiento de la normativa y las normas de la empresa y reduce la probabilidad de que se produzcan incidentes de incumplimiento involuntario. Al mismo tiempo, el personal de cumplimiento puede gestionar eficazmente las confirmaciones de políticas y los informes, de acuerdo con normas como IDW PS 980 e ISO 37301.
Estructurado de sus informes . En cualquier momento, las empresas necesitan poder informar sobre el estado actual de su postura de cumplimiento. En algunos casos, la presentación de informes es una obligación reglamentaria. En otros, puede ser exigida por clientes potenciales, auditores o partes interesadas de la empresa. Los informes automatizados eliminan la Los informes automatizados eliminan los riesgos relacionados con la recopilación y el análisis manual de datos y se basan en información actualizada constantemente, al tiempo que ahorran a los equipos de cumplimiento un tiempo y un esfuerzo preciosos.
Cómo automatizar con éxito los procesos de cumplimiento
Son necesarios varios pasos esenciales para garantizar que la automatización de los procesos y flujos de trabajo respalden un programa de cumplimiento eficaz que se ajuste tanto a los objetivos de la organización como a los requisitos normativos:
- Definición de los requisitos
El primer paso consiste en evaluar las necesidades específicas de su empresa e identificar los requisitos normativos pertinentes. Esto implica comprender el panorama de cumplimiento en el que opera su organización y determinar las áreas clave en las que la automatización puede aportar mayores beneficios.
- Selección de las herramientas de automatización adecuadas
Es importante elegir herramientas de automatización que se integren a la perfección con los procesos y sistemas existentes, ya que esto permitirá que los datos fluyan de un módulo a otro y posibilitará la recuperación de información de distintas fuentes. La tecnología debe evaluarse en función de sus características, escalabilidad, facilidad de integración y capacidad de adaptación a los requisitos específicos de la organización, así como de su capacidad para salvaguardar la información sensible con medidas de seguridad que cumplan las normas de protección de datos.
- Esbozar un plan de aplicación
Debe incluir plazos, responsabilidades, hitos, una clara delimitación de funciones y estrategias de gestión de riesgos para guiar el proceso de implantación y mantenerlo en el buen camino. La calidad de los datos también es un aspecto crucial de automatización de procesos, y deben elaborarse planes en para garantizar que los datos utilizados son precisos, completos, coherentes y están actualizados.
- Formación de los trabajadores
Es necesario orientar a los empleados sobre cómo utilizar la nueva tecnología y en qué les beneficia. La formación debe abarcar los aspectos técnicos de las herramientas y cómo apoyan los esfuerzos de cumplimiento y una cultura de transparencia en toda la empresa. Para maximizar el compromiso, los contenidos pueden presentarse en formatos interactivos y más breves, como cuestionarios y pruebas, que permitan a los participantes aprender a su propio ritmo. Debe proporcionarse apoyo y recursos en para resolver cualquier problema que surja.
- Supervisión
Las métricas pueden incluir el ahorro de tiempo, la mejora de la gestión de la documentación de cumplimiento, la reducción de sanciones, el aumento de la responsabilidad de los empleados y el cumplimiento puntual de las obligaciones de cumplimiento. La revisión periódica de estos parámetros ayuda a evaluar la eficacia de la automatización y a realizar los ajustes necesarios.
¿Cuáles son los posibles obstáculos de automatizar los flujos de trabajo?
Conviene tener en cuenta que incluso el plan de automatización mejor elaborado puede sufrir contratiempos, y que los grandes cambios no siempre salen según lo previsto. Estos son algunos de los posibles obstáculos que hay que tener en cuenta:
Limitaciones presupuestarias: Algunas organizaciones, sobre todo las más pequeñas, pueden enfrentarse a limitaciones presupuestarias. Los profesionales del cumplimiento pueden argumentar de forma convincente la inversión en herramientas de automatización del flujo de trabajo destacando su capacidad para ayudar a los profesionales cualificados a centrarse en tareas de gran valor. Al mismo tiempo, la capacidad de la automatización para ayudar a las empresas a evitar errores costosos puede incluso suponer un ahorro a largo plazo al reducir los costes relacionados con la mediación, las auditorías y los daños a la reputación. Y lo que es más, la inversión en tecnología dedicada al cumplimiento envía un fuerte mensaje a toda la organización al situar el cumplimiento – y una cultura de confianza y transparencia en el centro de la misma.
Barreras culturales y miedo al desplazamiento laboral: La resistencia al cambio puede ser un obstáculo importante, sobre todo cuando se deriva del temor a que las funciones humanas sean sustituidas por máquinas. Una comunicación eficaz y programas de formación que pongan de relieve el valor de la automatización y cómo puede beneficiar tanto a la organización como a sus empleados son fundamentales para fomentar una cultura de adaptabilidad. Implicar a los trabajadores en el proceso de implantación y recabar constantemente sus opiniones y aportaciones también ayuda a que se sientan valorados. Los estudios han demostrado que las empresas que alcanzan sus objetivos de automatización tienden a centrarse en las personas tanto como en la tecnología a través de la formación de los empleados, el desarrollo de capacidades y las soluciones “human in the loop”.
Pensar que la automatización puede sustituir a la habilidad humana: En lugar de sustituir el trabajo de los profesionales del cumplimiento, la automatización lo mejora al permitirles dedicar sus habilidades a tareas más complejas y estratégicas. Para que sea realmente beneficiosa, la automatización debe siempre equilibrarse con la supervisión humana, especialmente en áreas de alto riesgo. Es importante recordar que las empresas serán consideradas responsables por los reguladores por errores causados por software obsoleto o mal calibrado, como Apple descubrió en 2019 cuando su proceso de selección de terceros no identificó una entidad en la lista de Nacionales Especialmente Designados (SDN) debido a una variación ortográfica. Las empresas deben asegurarse de que la tecnología con la que trabajan cumple los estándares más exigentes y de que todos los procesos son revisados por personal de cumplimiento.
Mirando al futuro con el procesamiento del lenguaje natural
La buena noticia es que los avances en IA, y en particular en el procesamiento del lenguaje natural (PLN ) y los grandes modelos lingüísticos (LLM)prometen mejorar aún más la calidad de los datos y la gestión de riesgos. Los LLM destacan en tareas que requieren que los ordenadores “entiendan” el lenguaje humano hablado, permitiendo la tecnología de automatización identifique con mayor precisión entidades individuales, geográficas y organizativas, señale palabras clave relacionadas con el cumplimiento o clasifique la información como relevante o no relevante para el riesgo. Esto tiene el potencial no sólo de mejorar la eficiencia y precisión de los procesos existentes, sino que también ayuda a las organizaciones a mantenerse a la vanguardia en el dinámico entorno normativo actual.
Un contexto de creciente escrutinio normativo, avances tecnológicos y preocupaciones en materia de ciberseguridad y medio ambiente está haciendo que automatización de los procesos y flujos de trabajo de cumplimiento cada vez más importante. Sus beneficios van mucho más allá del ámbito del cumplimiento normativo en sí: en 2022, el 70% de los encuestados de todos los sectores y regiones estaban probando tecnologías de automatización en una o más funciones empresariales, y dos tercios citaron mejoras en el control de calidad y la experiencia de los empleados junto con ahorros de costes. Invertir en automatizar los procesos de cumplimiento y flujos de trabajo no debe considerarse una mera cuestión de eficacia operativa, sino un componente de la resistencia empresarial que permite a las empresas mostrar su compromiso con la transparencia, la gobernanza ética y una sólida cultura de cumplimiento.
