SedesAcelera tus investigaciones internas
La inteligencia artificial (IA) y las herramientas de automatización están transformando las investigaciones internas, reduciendo la complejidad, ahorrando tiempo y asegurando el cumplimiento de normativas internas y externas.
Con la entrada en vigor de la Ley de Protección de Denunciantes, las investigaciones internas han experimentado un aumento notable. La necesidad de cumplir tanto con políticas internas como con normativas externas ha convertido estas investigaciones en procesos cada vez más complejos y que consumen mucho tiempo. Afortunadamente, los avances recientes en IA y automatización están revolucionando el proceso, haciéndolo más ágil y menos pesado. En este artículo, exploramos cómo estas tecnologías innovadoras pueden agilizar las investigaciones, liberando tiempo en el departamento de cumplimiento para centrarse en actividades más estratégicas y de alto valor.
Desafíos en las investigaciones internas
Gestionar informes es un proceso que requiere mucho tiempo y es, a menudo, complejo. Un informe breve puede generar una enorme cantidad de trabajo adicional, ya que se necesita hacer un seguimiento exhaustivo para obtener más detalles e identificar a las personas implicadas. En organizaciones grandes y globales, con plantillas diversas, los informes suelen presentarse en varios idiomas, lo que requiere traducciones precisas. Además, los informes largos y con numerosos anexos añaden otra capa de dificultad, ya que los encargados del caso deben revisar grandes volúmenes de información para detectar lo esencial. Este proceso puede resultar abrumador y dificultar la capacidad para priorizar y resolver los problemas urgentes de manera eficiente.
A medida que crece el volumen de informes, el desafío de gestionar la diversidad de temas se intensifica. La categorización manual para identificar tendencias y preparar informes anuales es propensa a errores y consume un gran esfuerzo. Esta complejidad aumenta aún más durante la fase de entrevistas, que puede durar semanas.
Además, mantener la confidencialidad mientras se garantiza la accesibilidad plantea retos adicionales. Los denunciantes temen a menudo represalias, por lo que crear un entorno seguro en el que se pueda informar sin miedo es esencial. Implementar protocolos de confidencialidad eficaces y estrategias de comunicación apropiadas es crucial, aunque puede resultar especialmente complicado en organizaciones pequeñas, donde el anonimato es más difícil de asegurar. El cumplimiento con el RGPD también añade una capa adicional de complejidad, especialmente en lo que se refiere a la recopilación y gestión de datos personales.
Cómo la automatización y la IA pueden ayudar
Las funciones de automatización e inteligencia artificial, como las integradas en EQS Integrity Line, ofrecen grandes oportunidades para agilizar las investigaciones, ahorrar tiempo y facilitar la comunicación con los denunciantes. Estas herramientas contribuyen a fomentar una cultura de denuncias accesible y segura, manteniendo la confidencialidad (e incluso el anonimato) mientras se asegura que se dispone de la información necesaria para llevar a cabo una investigación efectiva.
Resumen automático de informes
Esta herramienta de IA procesa rápidamente informes largos y ofrece a los encargados del caso un resumen conciso del tema tratado. De este modo, pueden captar lo esencial sin necesidad de profundizar de inmediato en los detalles.
Categorización automática
La IA puede asignar informes a categorías específicas de forma automática, lo que resulta especialmente útil para identificar tendencias y elaborar informes anuales. Por ejemplo, si hay un aumento en las quejas relacionadas con la mala gestión financiera, la herramienta lo detecta rápidamente y permite priorizar estas investigaciones. También facilita la elaboración de los informes anuales para la junta directiva.
Traducción automática de informes
Las herramientas de traducción basadas en IA ofrecen traducciones automáticas de los informes en cualquier idioma hablado por los empleados en la empresa. Esta función permite identificar problemas en distintas ubicaciones geográficas sin necesidad de tener centros de informes separados. Además, facilita una comunicación bidireccional eficiente al traducir rápidamente las respuestas dirigidas a los denunciantes.
Transcripción automática de archivos de audio
Si los empleados no están familiarizados con los ordenadores o tienen un nivel de alfabetización bajo, pueden preferir informar de forma oral en lugar de escribir un informe. Este proceso puede resultar lento si se transcribe manualmente. Las herramientas de IA pueden transcribir automáticamente archivos de audio y generar respuestas en audio a partir de las respuestas escritas de los encargados del caso, lo que facilita la comunicación bidireccional.
Anonimización de informes
Los informes de denunciantes a menudo contienen datos personales sobre otros empleados. Las herramientas de IA pueden identificar y anonimizar estos datos, garantizando el cumplimiento de normativas sobre almacenamiento de datos, como las que exige el RGPD, que establece que los datos personales deben eliminarse después de dos años.
Nuevas funciones en desarrollo:
Identificación individual
En ocasiones, los informes mencionan a personas sin proporcionar suficiente información identificativa. EQS está trabajando en una herramienta de IA que vincula los detalles de los informes de denunciantes con empleados reales de la empresa, lo que facilita una visión más clara para los encargados del caso y ahorra tiempo en la investigación manual.
Vinculación automática de casos similares
EQS también está desarrollando una nueva función de IA que analizará los informes, reconocerá similitudes y vinculará automáticamente casos relacionados. Esto ayudará a identificar patrones y agilizar el proceso de investigación.
Entrevistas de investigación realizadas por un avatar
Mirando al futuro, se está estudiando el uso de avatares impulsados por IA para realizar entrevistas de investigación con testigos menos críticos. Estos avatares podrían sugerir preguntas basadas en el informe, que luego serían verificadas por un ser humano. Además, la IA transcribiría las entrevistas, mejorando aún más la eficiencia del proceso investigativo.
Posibles limitaciones de la IA
En el reciente EQS Experience Day, el experto en derecho laboral Jan Heuer, de KLIEMT.Arbeitsrecht, abordó cómo las normativas en constante evolución pueden afectar el uso de la IA por parte de los responsables de cumplimiento.
Heuer expresó preocupaciones sobre los posibles sesgos en los sistemas de IA, como el riesgo de discriminación no intencionada. Por ejemplo, la IA podría evaluar de forma injusta la probabilidad de corrupción en un empleado basándose en su país de origen, si las tasas de corrupción son más altas en esa región.
También destacó cuestiones relacionadas con la protección de datos bajo el RGPD, subrayando que este reglamento establece que las decisiones no pueden basarse exclusivamente en el procesamiento automatizado de datos. Aunque la IA puede ayudar a hacer recomendaciones y gestionar tareas preliminares, las decisiones finales deben ser tomadas por personas.
Además, Heuer explicó cómo el nuevo Reglamento de IA introduce un marco basado en el riesgo para el uso de IA en los lugares de trabajo. Aunque prohíbe ciertas prácticas, como el reconocimiento de emociones impulsado por IA, clasifica la mayoría de las herramientas de IA relevantes en el ámbito laboral como de alto riesgo. Señaló que, siguiendo medidas de mitigación adecuadas, como el almacenamiento correcto de las actas generadas automáticamente, se pueden gestionar estos riesgos.
En conclusión, la adopción de herramientas de IA y automatización en las investigaciones internas puede ser de gran ayuda para las organizaciones a la hora de gestionar y agilizar sus procesos. Al aprovechar estas tecnologías, como las integradas en el sistema digital de denuncias EQS Integrity Line, los departamentos de cumplimiento pueden reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo en la gestión de informes. No obstante, todos los proveedores deben ser conscientes de los riesgos y limitaciones posibles. Mantener un equilibrio entre los avances tecnológicos y el cumplimiento estricto de las normativas legales será clave para maximizar los beneficios de la IA y la automatización en el futuro.
