Sedes10 razones por las que las empresas deberían implantar una plataforma de Compliance integral
En lugar de utilizar soluciones de Compliance digitales por separado, merece la pena aplicar una plataforma de Compliance integrada. Le contamos el porqué.
Ante las nuevas y estrictas normativas como la Ley de protección de informantes o la Ley de debida diligencia en la cadena de suministro, las empresas se enfrentan a grandes retos en materia de cumplimiento. El software digital ha revolucionado los flujos de trabajo de cumplimiento normativo en los últimos años con una serie de soluciones RegTech como los canales de denuncias digitales, los programas digitales de gestión de políticas y los manuales de normas interactivos que han llegado al mercado. Aunque estas herramientas son ciertamente útiles por separado, son más eficaces cuando se combinan en una sola plataforma. La plataforma integral de Compliance se ha convertido en la herramienta más eficaz para los departamentos de Compliance más modernos, y aquí hay 10 razones por las que las empresas deberían tomar nota.
1. Los enlaces que existen entre las aplicaciones revelan información que, de otro modo, habría permanecido invisible
La aplicación de una solución integral de Compliance ofrece una ventaja fundamental a la hora de obtener información detallada. Debido a la naturaleza interconectada de los diferentes programas de software, los datos se almacenan de manera estandarizada y los análisis se realizan automáticamente en todos ellos. Gestionar estos datos de forma unitaria ofrece a una organización una visión mucho más amplia de todos sus procesos de cumplimiento, por lo que las métricas clave se presentan en forma de informes y cuadros de mando de fácil comprensión en tiempo real. Esto permite a las empresas cumplir todos los requisitos de conformidad necesarios, tomar las decisiones empresariales correctas y descubrir riesgos que de otro modo habrían permanecido invisibles.
2. Los informes, los datos y los controles de auditoría de todo el programa de cumplimiento pueden realizarse con mucha más facilidad
Las soluciones de Compliance integradas y bien diseñadas tienden a adaptarse de forma efectiva en el proceso empresarial, y no actúan, como se podría pensar, como un mecanismo de supervisión extra. Las partes interesadas pueden acceder a los informes y a los datos de toda la empresa siempre que sea necesario.
La digitalización de la pista de auditoría también ayuda a rastrear cada paso del proceso administrativo, así como quién ha accedido a los documentos, lo que aumenta enormemente la eficiencia de la auditoría. En vez de preguntar sobre los casos a las personas de forma individual y con mucho tiempo invertido, los equipos de auditoría pueden centrarse en los registros que presentan cambios para obtener pruebas de las acciones realizadas. La burocracia interdepartamental y los largos envíos de correos electrónicos también se minimizan, ya que los auditores pueden acceder a toda la información necesaria a través de la solución integral. Una pista de auditoría digital también permite a una organización presentar pruebas sólidas en caso de investigación o si un organismo regulador llama a la puerta.
3. La acogida por parte de los empleados es mucho mayor cuando todos los flujos de trabajo de cumplimiento normativo se concentran en un solo lugar
Para los departamentos de Compliance con poco personal o con una fuerte carga de trabajo, tener todas las soluciones digitales concentradas en un solo lugar optimiza los procesos y hace el trabajo más efectivo. El enfoque de aprovechar una solución digital integrada permite al equipo de cumplimiento normativo comprender plenamente su misión, así como las repercusiones si se infringen las políticas o reglamentos.
Esto ocurre en toda la empresa, donde un único sistema genera mayores niveles de aceptación entre el personal. Los empleados que presenten solicitudes sobre aprobación de obsequios o informen sobre infracciones a través de la misma plataforma se familiarizarán intrínsecamente con su funcionalidad y serán más proclives a utilizarla como resultado. Concentrar todo en un solo lugar ayuda a generar más conciencia sobre la importancia del cumplimiento normativo en general.
Si una plataforma integral se incorpora en el día a día de una organización, pone de manifiesto el compromiso de esa organización con una gestión del Compliance eficaz y a la vanguardia, motivando al equipo y proporcionándole las mejores herramientas posibles. También crea la sensación de que la plataforma integrada tiene el mismo nivel de calidad que los productos o servicios que la propia organización vende, lo que aumenta aún más la aceptación de los empleados.
4. El tiempo de formación se reduce debido a la familiaridad del usuario con la interfaz existente
Para muchas empresas, un único sistema de Compliance digital, como la implementación de un canal de denuncias digital o una herramienta de gestión de políticas, es el primer paso hacia la introducción de un sistema totalmente integrado. Como resultado, los responsables de Compliance de dichas empresas tienden a estar familiarizados con las aplicaciones, la interfaz de usuario y la funcionalidad, lo que facilita la introducción de soluciones similares dirigidas a otras áreas.
Como es lógico, esto también significa que el nivel de formación requerido puede reducirse al mínimo, ahorrando tiempo. Los Compliance Officer también pueden formar rápidamente a sus compañeros, lo que evita la necesidad de sesiones adicionales por parte del proveedor de software. El mismo principio se aplica a la solución integral, en la que la formación en un módulo acelerará la familiarización con los demás.
5. Las conexiones con las fuentes de datos existentes (sistema de RRHH, ERP, CRM) sólo tienen que configurarse una vez
Cuando se trata de introducir una plataforma de Compliance integral, el control eficaz de los datos es primordial, especialmente en lo que respecta a las áreas de acceso, almacenamiento y protección. El uso de una multitud de programas de cumplimiento separados requiere conexiones en toda la empresa, ya sea con el sistema de RRHH, el ERP o el CRM.
Con una solución integral, la carga de trabajo se reduce en gran medida, y esto ya se establece durante la fase de configuración. Tener todo bajo un mismo techo significa que las conexiones sólo tienen que hacerse una vez. Cualquier nuevo módulo de Compliance que se añada puede conectarse a la infraestructura existente, lo que garantiza una aplicación sencilla desde el punto de vista técnico.
6. Los permisos para las funciones de cumplimiento general pueden establecerse más rápidamente
De la misma forma que los múltiples módulos de cumplimiento facilitan la vida desde el punto de vista técnico y de conectividad, se establece el mismo principio cuando se trata de los permisos para las funciones de Compliance. Si bien los espectadores sueñan con que las plataformas de streaming más populares se fusionen en un centro integrado que contenga todos sus programas favoritos por una sola cuota mensual, las plataformas de cumplimiento normativo integradas ya ofrecen algo similar a los Compliance Officer.
Las múltiples herramientas de Compliance necesitan numerosas suscripciones y cuentas de usuario asociadas, lo que significa que los procesos pueden volverse rápidamente complejos. Además de ser más rentable, una plataforma integral permite a un departamento de Compliance ser mucho más flexible, especialmente en términos de distribución de funciones. Por ejemplo, si un miembro del equipo de cumplimiento necesita gestionar políticas mientras un compañero está ausente, el acceso puede establecerse rápidamente, mientras que, como ya se ha mencionado, la interfaz ayuda a mantener el proceso formativo al mínimo.
7. Un solo inicio de sesión es mucho más cómodo que tener diferentes contraseñas
Puede ser agotador intentar recordar las credenciales de inicio de sesión y contraseña para cuatro soluciones de cumplimiento digital diferentes. Iniciar y cerrar la sesión cada vez que se necesita utilizar un programa individual aumenta la frustración. El uso de una plataforma de Compliance integral proporciona a cada usuario una cuenta y un inicio de sesión que le permite acceder a todos los módulos. Esto no sólo es más fácil de configurar y supone un gran ahorro de tiempo, sino que también hace que la experiencia del usuario sea mucho más sencilla.
8. Los controles de IT y de privacidad de los datos sólo tienen que hacerse una vez
Aunque la digitalización del Compliance presenta enormes ventajas, existe un elemento de riesgo, como la posibilidad de que se produzcan ciberataques o de piratería informática contra la infraestructura informática de una empresa. Por lo tanto, es importante que una organización sopese las posibilidades que presenta una única plataforma de Compliance integral con los requisitos de leyes como el RGPD para garantizar que cumple con la legislación de protección de datos.
Esta evaluación requiere mucho tiempo y debe realizarse también para otras herramientas de la empresa, como las aplicaciones de videoconferencia o el software de gestión de proyectos. La ventaja de la solución de Compliance integrada es que sólo hay que realizar el proceso una vez. Utilizar programas de cumplimiento por separado puede hacer que este paso sea complejo y laborioso.
9. La transición de una tarea de Compliance a otra es transparente y sencilla
Imagina que eres un Compliance Officer que está analizando la última normativa sobre obsequios e invitaciones cuando de repente, llega una solicitud urgente para actualizar una sección clave de la política de la empresa dentro del manual de políticas digital. Tiene que salir de una aplicación, abrir otra, recordar su contraseña, buscar la política y finalmente actualizarla.
La solución integral garantiza que el cambio entre las tareas de Compliance se produzca de forma fluida y eficiente, ahorrando al equipo de cumplimiento esfuerzo y tiempo. Tener todo en un solo lugar proporciona una visión general de todo el espectro de cumplimiento de la organización en tiempo real, lo que permite abordar las tareas más urgentes sin la molestia de acceder a múltiples programas, contraseñas e inicios de sesión.
10. Mejora de la productividad y adaptabilidad para una empresa en expansión
La posibilidad de adaptación y ampliación de funciones es una de las principales ventajas de una plataforma de Compliance integral. Una empresa en expansión inevitablemente tiene que contratar más empleados, lidiar con un mayor número de regulaciones y pasar por riesgos como las infracciones de la cadena de suministro. Con una serie de herramientas digitales diferentes bajo una misma plataforma que sean actualizadas constantemente por el proveedor de software, una empresa estará bien posicionada para introducirse en nuevas áreas de cumplimiento y hacer frente a un número cada vez mayor de infracciones. Se pueden añadir fácilmente módulos de software adicionales para áreas de cumplimiento específicas.
Además, una empresa que crece rápidamente y se expande a nivel internacional también puede necesitar aplicar la funcionalidad de nuevos idiomas a sus operaciones, un paso que puede llevar mucho tiempo a las empresas que utilizan sistemas de Compliance que no están actualizados. Las plataformas integradas modernas pueden modificarse fácilmente para incorporar una serie de nuevos idiomas con relativamente poco esfuerzo, asegurando que el departamento de Compliance esté en la misma línea a pesar de las posibles barreras lingüísticas y las diferentes regulaciones globales.
Las claves principales para establecer un programa ABC
