Approvals:

Erfaringen viser, at medarbejderne er meget usikre på, hvilke gaver og invitationer der er forenelige med de interne retningslinjer, og hvilke der ikke er. Selv om firmaerne ofte definerer landespecifikke tærskler og forskellige kriterier for at hjælpe medarbejderne med at træffe beslutninger, er disse oplysninger ofte ikke tilgængelige på det afgørende tidspunkt.

Her kan vores “Quick Check” hjælpe dig. På baggrund af nogle afgørende parametre – f.eks. forretningspartnerens land, pengeværdi og eventuel involvering af regeringsrepræsentanter – modtager medarbejderne øjeblikkeligt oplysninger om, hvorvidt gaven kan gives direkte, eller om den kræver forudgående godkendelse fra en direkte overordnet eller compliance afdelingen. Disse parametre defineres individuelt af firmaet. Quick Check styrker dine medarbejderes beslutningsevne og fremmer overholdelsen af din gavepolitik.

Approvals kan gøres tilgængeligt for medarbejdere på et hvilket som helst sprog. Mht. lande er der ingen begrænsninger – du bestemmer selv, hvilke lande der skal aktiveres.

Approvals giver maksimal fleksibilitet – både med hensyn til anmodningskategorier (gaver, invitationer, interessekonflikter) og spørgeskemaer, samt arbejdsgange og godkendelseskoncepter. Approvals kan opsættes således, at dine eksisterende processer kan kortlægges optimalt, så du undgår dyre procesændringer. Vores erfarne projektledere kan hjælpe dig under denne proces.

Der kan defineres regler i henhold til kundens krav for at bestemme, hvilke arbejdsgange og godkendelsesprocesser der skal udløses, efter at en specifik anmodning er blevet indsendt. Reglerne kan defineres meget præcist baseret på anmodningerne, f.eks. medarbejderens land, pengeværdi eller deltagelse af regeringsrepræsentanter. Du kan også bruge disse regler til at kontrollere, om forskellige anmodninger skal godkendes eller afvises automatisk, eller om manuel godkendelse – på et eller flere niveauer – er påkrævet.

Anmodningerne, som medarbejderne kan indsende via deres Integrity Portal, kan indstilles fleksibelt efter individuelle behov. Typiske kategorier for anmodninger er gaver og invitationer. Men også interessekonflikter, sponsorater, donationer og meget andet falder ind under Approvals. Du bestemmer selv, hvilke kategorier du vil have, hvilke spørgeskemaer der skal vises inden for disse kategorier, og hvordan godkendelseskoncepterne og arbejdsgangene skal defineres.

Approvals følger et strengt “need to know”-princip: Kun brugere eller brugergrupper med de relevante tilladelser har adgang til anmodninger (gaver, invitationer, interessekonflikter) og kan godkende, afvise, videresende og administrere dem. Tilladelserne kan indstilles præcist. Denne præcision gør det muligt for Approvals at kortlægge dine interne arbejdsprocesser nøjagtigt. Her er et par eksempler:

• Koncernens compliance ansvarlige kan se og administrere alle anmodninger.
• Den lokale compliance ansvarlige i Tyskland kan se og administrere alle anmodninger fra tyske medarbejdere, men kan ikke slette eller eksportere dem.
• Teamlederen kan se og administrere alle anmodninger fra sit team, men han kan ikke videresende, slette eller eksportere dem

Bekæmpelse af korruption står højt på dagsordenen hos de fleste regulerings- og tilsynsmyndigheder i hele verden. En hensigtsmæssig håndtering af gaver og invitationer er også fastsat i mange love og retningslinjer, hvoraf mange har ekstraterritorial virkning. Her er et par eksempler:

• I USA indeholder Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) bestemmelser om forebyggende foranstaltninger til bekæmpelse af korruption. DoJ og SEC forventer bl.a., at firmaerne indfører compliance processer, der minimerer risikoen for, at gaver og invitationer gives på en korrupt måde. På grund af FCPA’s brede anvendelsesområde kan forretningsforbindelser med amerikanske firmaer, placeringer i USA eller blot transaktioner i amerikanske dollars allerede udløse en undersøgelse fra de amerikanske myndigheders side.
• I UK kræver den britiske bestikkelseslov også en kritisk tilgang til gaver og underholdning. Selv om Serious Fraud Office (SFO) anerkender tegn på gæstfrihed, påpeger de også, at der kan forekomme forsøg på bestikkelse under en sådan hemmeligholdelse. Anvendelsesområdet for Bribery Act er lige så bredt som for FCPA, da tilbud, løfter og betalinger til enhver tredjepart med henblik på bestikkelse kan forfølges.
• I Frankrig indeholder antikorruptionsloven Sapin II, som trådte i kraft i begyndelsen af 2018, en lang række foranstaltninger til bekæmpelse af korruption. I slutningen af 2019 offentliggjorde den franske antikorruptionsmyndighed AfA en vejledning, der skal hjælpe firmaer med at fastsætte regler og processer særligt med henblik på håndtering af gaver og invitationer. Myndigheden bruger også disse retningslinjer som benchmark, når den undersøger firmaer.