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Wesentliche Änderungen für alle Compliance-Programme
In kurzer Zeit hat COVID-19 nicht nur unsere Arbeitswelt nachhaltig verändert, sondern auch die Art und Weise, wie Compliance-Programme verwaltet werden müssen, um die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten.
Ergebnis einer Umfrage im Webinar „Compliance in der Corona-Krise“ am 22. April 2020.
Es war noch nie so wichtig wie heute, über zuverlässige Compliance-Prozesse zu verfügen. Die Unternehmen sind deshalb gefordert, ihre Abläufe an die veränderten Gegebenheiten („The New Normal“) anzupassen. Die aktuelle Krise ist keine Entschuldigung für schlechtes Compliance-Management.
Was bedeutet dies für das Compliance-Programm?
1. Die Werte und die Kultur eines Unternehmens sind das Herzstück eines jeden Compliance-Programms.
Die Arbeitswelt wird durch die Krise auf den Kopf gestellt. COVID-19 führt zu einer Vielzahl neuer Risiken und Rechtsfragen, die sich aus der Heimarbeit, der Sicherheit am Arbeitsplatz, aus Kartellfragen etc. ergeben. Für Compliance-Verantwortliche birgt dies das Risiko, nur noch zu reagieren statt proaktiv ein Programm zur Einhaltung aller Vorschriften voranzutreiben.
- Die Werte und die Unternehmenskultur müssen gestärkt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter sich beim Erreichen ihrer Ziele im Rahmen der Vorschriften und Richtlinien bewegen.
- Die Compliance-Abteilung ist dafür verantwortlich, diese Werte und die Unternehmenskultur zu etablieren und zu verbreiten.
- Seien Sie wachsam, wenn der Verantwortungsbereich der Compliance-Abteilung rasch wächst, vor allem ohne zusätzliche Ressourcen. Definieren Sie klar Ihre Risiken.
Auf den ersten Blick erscheint es schwierig, in Zeiten wie diesen Werte und eine Unternehmenskultur zu vermitteln. Aber es gibt einige effektive Strategien, die Sie dabei unterstützen – hier erfahren Sie mehr dazu.
2. Noch nie war ein effektives Hinweisgebersystem so wichtig.
In einem herausfordernden wirtschaftlichen Umfeld steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlverhalten, denn die Mitarbeiter stehen unter starkem Leistungsdruck oder müssen sogar um ihren Arbeitsplatz fürchten. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie über effiziente Prozesse verfügen, um mögliche Missstände zu melden.
- Hinweisgeber legen gerade in Krisenzeiten, die durch große Unsicherheit geprägt sind, größten Wert darauf anonym zu bleiben.
- „Klassische“ Meldekanäle sind in der Regel nicht jederzeit verfügbar.
- Die sichere Speicherung von Hinweisen, Nachrichten und Dokumenten ist eine zentrale Anforderung.
Diese und viele weitere Anforderungen erfüllen Sie mit einem digitalen Whistleblowing-System, wie der EQS Integrity Line – ein auch in Krisenzeiten zuverlässiger Meldekanal.
3. Die interne Compliance-Kommunikation muss sich ändern.
Viele Unternehmen sind noch nicht vollständig digitalisiert, vor allem im Compliance-Bereich – dies wird in der Krise besonders deutlich. Die aktuelle Situation ist allerdings für diese Organisationen auch eine große Chance, die interne Kommunikation zu Compliance-Themen zu verbessern:
- Setzen Sie statt auf E-Mails und Präsenz-Meetings verstärkt auf Videokonferenzen und digitale Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern.
- Bieten Sie intelligente Lösungen, damit ihre Compliance-Mitarbeiter effizient zusammenarbeiten können – mit Gruppen-Chats und Tools, die das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien ermöglichen.
- Bleiben Sie in Kontakt, um den Informationsfluss aufrecht zu erhalten – beispielsweise durch tägliche Standup-Meetings oder virtuelle Workshops.
Digitale Kanäle und virtuelle Formate schaffen die Voraussetzung, damit Ihre Compliance-Mitarbeiter auch in Krisenzeiten erfolgreich zusammenarbeiten.
4. Das klassische Richtlinienmanagement hat ausgedient.
Das klassische Richtlinienmanagement, das viele Unternehmen noch nutzen, ist nicht für die aktuelle Krise geeignet, da die Prozesse nicht papierlos funktionieren. Aber auch Richtlinien, die über das Intranet oder SharePoint verwaltet werden, sind nicht für eine Belegschaft konzipiert, die überwiegend aus dem Homeoffice arbeitet. Was jetzt wirklich hilfreich ist:
- Ein zentrales Portal, über das die Mitarbeiter jederzeit auf die für sie relevanten Richtlinien zugreifen können
- Automatische Verteilung von Richtlinien an neue Mitarbeiter in Abhängigkeit von relevanten Parametern
- Digitaler Bestätigungsprozess, um die Rechenschaftspflicht jederzeit zu erfüllen
Diese und weitere Arbeitsschritte können durch eine spezialisierte Software für die Richtlinienverwaltung bereitgestellt werden. Der EQS Policy Manager unterstützt Unternehmen und andere Organisationen dabei, ein gut funktionierendes, automatisiertes System einzurichten. Damit stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter alle für ihn relevanten Richtlinien erhält.
5. Umzug ins Internet: Virtuelles Compliance-Training.
Compliance-Schulungen und Social Distancing – ein Widerspruch in sich? Nicht unbedingt, allerdings ist ein gewisses Umdenken erforderlich. Die Compliance-Verantwortlichen müssen das Training an neuen Gegebenheiten anpassen, dann können auch alle geschäftlichen Anforderungen erfüllt werden. Die gute Nachricht dabei: Virtuelles Training kann sehr effektiv sein und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung der Abstandsregeln.
- Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Mitarbeiter in den Bereichen zu schulen und weiterzubilden, die laut Risikoanalyse die höchste Priorität haben.
- Nutzen Sie für Ihre virtuellen Schulungen eines der gängigen Videokonferenz-Tools.
- Teilen Sie Ihren Bildschirm mit Präsentationsfolien, um die wichtigsten Punkte der Schulung zu vermitteln.
- Zeichnen Sie das Training auf – im Laufe der Zeit entsteht damit eine Schulungsbibliothek, die vor allem neuen Mitarbeitern das Einarbeiten erleichtert.
Um Ihre Schulungen interaktiv zu gestalten und damit den Lernerfolg zu erhöhen, können Sie Ihren Teilnehmern Fragen stellen oder eine kleine Umfrage mit Tools wie Mentimeter starten.
6. Die Tage von Excel und E-Mails in der Compliance sind gezählt.
Viele Compliance-Teams setzen bei ihrer täglichen Arbeit immer noch auf Excel-Listen, E-Mails oder Papierformulare. Klassische Beispiele dafür sind die Verwaltung von Geschenken und Einladungen, der Umgang mit Interessenkonflikten oder das Third-Party-Management. Die damit verbundenen Prozesse werden mit fortschreitender Regulierung immer umfangreicher. Digitale Lösungen sind die einzige Möglichkeit, diese Vorgänge effizient zu verwalten.
- Mitarbeiter wissen genau, wie sie die Freigabe für Geschenke und die Bewirtung von Kunden erhalten oder sich die Zusammenarbeit mit einem neuen Geschäftspartner genehmigen lassen können
- Prozesse können auf Basis von vordefinierten Regeln und Grenzwerten automatisiert werden
- Alle Vorgänge werden dokumentiert und revisionssicher gespeichert
Automatisierte Compliance-Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand auf ein Minimum – das spart Zeit und Geld. Durch den Einsatz von digitalen Lösungen wie dem EQS Approval Manager schaffen Sie außerdem Transparenz. Die klar definierten Prozesse führen zu weniger Abstimmungsaufwand mit der Compliance-Abteilung und zu einer größeren Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
7. Die COVID-19-Krise führt zu völlig neuen Herausforderungen bei internen Untersuchungen.
Es ist klar, dass interne Untersuchungen auch in der aktuellen Krise uneingeschränkt weitergehen müssen. Doch wie führen Sie ein Interview, wenn der Gesprächspartner nicht im gleichen Raum sitzt? Und wie arbeiten Sie effektiv mit anderen Ermittlern zusammen angesichts von Reiseverboten und Home Office?
In dieser Situation erweist sich ein digitales Case-Management als sehr hilfreich.
- Einfache Zusammenarbeit mit anderen Ermittlern auf einer zentralen Plattform
- Sichere Dokumentation der Befragungen und aller weiteren Untersuchungsmaßnahmen
- Fallspezifische Verschlüsselung und kryptografische Speicherung der Daten in einer zertifizierten Hochsicherheitsinfrastruktur
Vertrauen Sie auf ein leistungsfähiges digitales Case-Management wie Sie es in unserer EQS Integrity Line finden.
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