Standorte anzeigenUnternehmensrichtlinien erstellen, die überzeugen. 6 Tipps.
6 Tipps für die Erstellung verständlicher und überzeugender Compliance-Weisungen
Weisungen werden von Unternehmen gerne eingesetzt, um Risiken zu minimieren. Doch viel zu oft sind Compliance-Richtlinien am Arbeitsplatz übersät mit juristischen Fachbegriffen, Regulierungen und Verboten. Mit solchen Weisungen überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter nicht und verfehlen so den Zweck.
In unseren nachfolgenden Tipps erfahren Sie, wie Sie verständliche Weisungen erstellen, die alle Mitarbeiter im Unternehmen ansprechen und dadurch deren Verhalten positiv beeinflussen.
1. Zweck der Unternehmensrichtlinie erläutern
Sie überzeugen keinen einzigen Mitarbeiter, wenn Sie eine Weisung verfassen, deren Zweck niemand versteht. Achten Sie deshalb darauf, klar aufzuzeigen, wieso die Weisung überhaupt erstellt wird. Erwähnen Sie beispielsweise unmissverständlich, welcher Unternehmenswert damit gewahrt wird.
2. Fachjargon in Unternehmensrichtlinien vermeiden
Achten Sie beim Schreiben von Weisungen darauf, dass Sie präzise Formulierungen wählen, die für jeden Mitarbeiter verständlich sind. Vermeiden Sie juristischen oder technischen Fachjargon. Verfassen Sie stattdessen kurze, einfach formulierte Sätze.
3. Praxisnahe Beispiele machen
Erläutern Sie anhand von praxisnahen Beispielen, was akzeptables und inakzeptables Verhalten am Arbeitsplatz ist. Diese Beispiele sollten nicht allgemeingültig, sondern auf den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sein und reelle Risiken ansprechen.
4. Anwendungsgebiet genau definieren
Zeigen Sie auf, welche Mitarbeiter die Weisung beachten müssen bzw. welche davon ausgenommen sind. Wenn es Ausnahmefälle gibt, in welchen eine Weisung nicht angewendet wird, sollten diese genau definiert werden, um Missverständnisse zu verhindern.
5. Konsequenzen von Verstössen aufzeigen
Eine Weisung ist nur dann effizient, wenn klar definiert wird, was die Konsequenzen der Nichteinhaltung einzelner Bestimmungen sind. Verdeutlichen Sie ausserdem, wie Mitarbeiter handeln sollten, wenn Sie einen Verstoss gegen eine interne Weisung beobachten.
6. Verbote vermeiden
Auch wenn Sie durch Weisungen das Verhalten von Mitarbeitern beeinflussen möchten, sollten negative Formulierungen bzw. strikte Verbote, vermieden werden. Formulieren Sie die Weisungen besser als positive Erwartungen und zeigen Sie den Mitarbeitern damit, dass man Vertrauen in Sie hat.
Fazit
Versuchen Sie diese sechs Tipps beim Schreiben Ihrer Weisung zu beachten und überzeugen Sie dadurch Mitarbeiter von deren Inhalt. Achten Sie ausserdem darauf, dass Sie einen gut-strukturierten Policy-Life-Cycle einführen. Denn auch die besten Weisungen sind nur dann wirksam, wenn sie regelmässig aktualisiert und von allen Mitarbeitern gelesen werden. Am einfachsten funktioniert dies durch den Einsatz eines digitalen Weisungsmanagement-Systems.
Erfahren Sie, wie Richtlinien im Unternehmen über den gesamten Lebenszyklus effizient gemanagt werden
