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Richtlinienmanagement: Weisungen & interne Policies stressfrei verwalten

Wir zeigen, wie Sie auch bei einer Vielzahl an Weisungen den Überblick bewahren.

by Moritz Homann 3 min

    In jedem Unternehmen kursieren unzählige Weisungen, wie beispielsweise Weisungen zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz oder Datenschutzrichtlinien. Oftmals sind diese jedoch nicht mehr aktuell und werden nur von den wenigsten Mitarbeitern durchgelesen. Dabei tragen Weisungen zusammen mit einem System für Weisungsmanagement, erheblich dazu bei, Compliance-Risiken im Unternehmen zu minimieren.


    Weisungen helfen Haftungsrisiken zu minimieren

    Unternehmen auf der ganzen Welt versuchen Risiken zu minimieren, um ihren Ruf zu wahren und sich vor finanziellen Einbussen zu schützen. Zusätzlich steigt die Zahl gesetzlicher Regulierungen, die Unternehmen verpflichtend umsetzen müssen. Um die unternehmensinternen und gesetzlichen Vorgaben auch an die Mitarbeiter weiterzugeben und so das Risiko für Verstösse gegen Regulierungen einzudämmen, setzen viele Unternehmen auf Compliance-Massnahmen, wie Weisungen, in welchen akzeptables und inakzeptables Verhalten am Arbeitsplatz klar definiert wird. Kann ein Unternehmen nachweisen, dass die Mitarbeiter Kenntnis von diesen Weisungen haben und den Inhalt verstehen, können Haftungsrisiken reduziert werden.

    Mit jeder neuen Regulierung steigt das Weisungschaos in Unternehmen

    Was auf den ersten Blick einfach scheint, entwickelt sich mit der Zeit in vielen Unternehmen zum Problem: Mit steigender Anzahl an Regulierungen wächst auch die Anzahl der Weisungen im Unternehmen und es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten. Gibt es kein zentrales System für die Verwaltung dieser Weisungen und der zugehörigen Arbeitsprozesse (wie zum Beispiel Genehmigung, Aktualisierung, Versionierung, etc.), sind oft veraltete, uneinheitliche oder nicht-autorisierte Weisungen im Umlauf. Oft führt auch eine mangelhafte Kommunikation der Weisungen dazu, dass kaum ein Mitarbeiter die Weisungen tatsächlich liest bzw. versteht.

    Unternehmen müssen nachweisen können, dass Mitarbeiter die Weisungen gelesen und verstanden haben.

    Die Umsetzung eines Policy-Life-Cycles hilft Compliance-Risiken zu minimieren

    Um Compliance-Massnahmen erfolgreich umzusetzen und dadurch Risiken im Unternehmen abzubauen, ist es unabdingbar sich über einen einheitlichen Umgang mit bestehenden und zukünftigen Weisungen Gedanken zu machen. Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Schritte zum Aufbau eines gut strukturierten Weisungsmanagements anhand des sogenannten „Policy-Life-Cycles“.

    Die Phasen des Policy-Life-Cycles

    1. Überblick verschaffen und einheitliche Vorlagen erstellen (Creation)

    Erarbeiten Sie zunächst einheitliche Vorlagen für Ihre Weisungen und legen Sie den Schreibstil, das Layout und den Aufbau aller zukünftigen Weisungen fest. Es ist ratsam, auch alle bisherigen Weisungen anhand der neuen Vorlagen zu überarbeiten. Verschaffen Sie sich dazu einen Überblick darüber, welche Compliance-Weisungen bereits im Unternehmen kursieren und bewerten Sie diese nach Relevanz und Aktualität.

    Versuchen Sie beim Verfassen neuer Weisungen sowohl organisationsinterne als auch -externe Informationsquellen miteinzubeziehen. So sollten Sie unter anderem darauf achten, in der Weisung Normen und Industriestandards ordnungsgemäss umzusetzen. Auch das Feedback Ihrer Mitarbeiter sollten Sie aufnehmen.

    2. Überprüfung und Genehmigung (Review & Approval)

    Stellen Sie sicher, dass jede Weisung vor der Veröffentlichung im Unternehmen sorgfältig überprüft wird: Formulierungen sollten präzise und gleichzeitig für jeden Mitarbeiter einfach verständlich sein. Die Kommentare oder Änderungen aller am Erstellungsprozess beteiligten Personen sollten detailliert dokumentiert werden. Sobald die finale Weisung steht, muss diese von der Unternehmensführung genehmigt werden.

    3. Kommunikation (Communication)

    Senden Sie die Weisung an die betroffenen Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass auch alle neuen Mitarbeiter die Weisung bei Arbeitsantritt erhalten. Verpflichten Sie im nächsten Schritt jeden Mitarbeiter dazu, die Weisung zu lesen und schriftlich zu bestätigen, dass dieser den Inhalt gelesen und vor allem auch verstanden hat. Erfolgt keine Bestätigung durch den Mitarbeiter, sollten Sie Erinnerungen versenden oder gegebenenfalls zusätzliches Schulungsmaterial zur Verfügung stellen.

    4. Regelmässige Prüfung und Aktualisierung (Maintenance & Update)

    Richtlinien-Management ist ein kontinuierlicher Prozess. Entsprechend ist es empfehlenswert, jede Richtlinie regelmäßig hinsichtlich Ihrer Aktualität und Wirksamkeit zu überprüfen. Kommt man zum Schluss, dass eine Überarbeitung notwendig ist, sollte die Richtlinie erneut alle Schritte des „Policy-Life-Cycles“ durchlaufen.

    5. Digitales Weisungsmanagement-System zur Verwaltung und Kommunikation von Unternehmensweisungen

    Ein erster Schritt um Weisungen zentral zu verwalten, ist also die Einführung eines sogenannten Policy-Life-Cycles, der dabei hilft, eine Struktur für den Umgang mit Weisungen aufzubauen. Um die Policies anschliessend aber auch effizient zu verarbeiten, ist ein digitales Weisungsmanagement-System unabdingbar. Solch ein System hilft, den Überblick zu wahren und Zeit zu sparen. Wir zeigen Ihnen wie.

    Alle Weisungen sind zentral gespeichert

    Alle für Ihre Mitarbeiter relevanten Weisungen, aber auch Standards und Prozessdokumentationen können durch den Einsatz eines digitalen Weisungsmanagement-Tools zentral verwaltet werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle vorhandenen Dokumente. Zudem können Sie Weisungen untereinander verlinken oder Kategorisierungen einfügen. Nicht nur für Weisungsverantwortliche bringt eine zentralisierte Verwaltung Vorteile. Auch Mitarbeitern wird dadurch die Suche nach relevanten Weisungen erleichtert.

    Ihre Prozesse zur Erstellung von Weisungen werden standardisiert

    Ein Weisungsmanagement-System standardisiert den Erstellungsprozess von Weisungen. Indem Sie Vorlagen im System hinterlegen, vereinheitlichen Sie die Struktur und das Layout aller Weisungen. Ein Rollen- und Berechtigungsmanagement vereinfacht zudem die Kollaboration aller bei der Erstellung von Weisungen beteiligten Personen (z. B. Owner, Autoren und Approver).

    Das Versenden von Weisungen wird zum Kinderspiel

    Ein digitales Policy-Management-Tool vereinfacht insbesondere das Versenden von Weisungen an neue oder bestehende Mitarbeiter. Hat ein Mitarbeiter die Weisung gelesen und verstanden, kann er dies ganz einfach per Mausklick bestätigen. Durch eine Anbindung an Ihr HR-System stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter stets aktuell sind.

    Sie sparen Zeit durch Automatisierung

    Weisungen manuell zu verwalten, ist zwar möglich, aber sehr zeitintensiv. Mithilfe eines Weisungsmanagement-Systems automatisieren Sie die Versionierung sowie die Archivierung von Weisungen. Ebenso können automatische Erinnerungen im System hinterlegt werden. Diese können beispielsweise an Mitarbeiter gesendet werden, die eine Weisung noch nicht gelesen und bestätigt haben. Ausserdem ist es möglich, die Verantwortlichen in regelmässigen Abständen zur Aktualisierung von Weisungen aufzufordern.

    Machen Sie die Effektivität Ihrer Weisungen messbar

    Mit einer Weisungsmanagement-Software können Sie per Knopfdruck vollständige und revisionssichere Berichte über die Bestätigungsrate von Weisungen erstellen. Erhöhen Sie das Verständnis Ihrer Mitarbeiter für die Weisung (und folglich die Bestätigungsrate), indem Sie zusätzliches Schulungsmaterial, wie z. B. Tutorials oder Videos im Weisungsverwaltungssystem hinterlegen.

    Ein digitales Weisungsmanagement-System unterstützt Weisungsverantwortliche bei jedem Schritt des „Policy-Life-Cycle“. Dadurch sparen Sie Zeit und verbessern die Qualität Ihres Weisungsmanagements.

    Fazit

    Passen Sie den beschriebenen Prozess auf Ihr Unternehmen an und stellen Sie sicher, dass jede Weisung in Übereinstimmung mit Ihrem „Policy-Life-Cycle“ erstellt und gepflegt wird. Auf diese Weise beeinflussen Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz positiv und reduzieren Compliance-Risiken nachhaltig.

    Leitfaden für ein effektives Richtlinienmanagement

    Erfahren Sie, wie Richtlinien im Unternehmen über den gesamten Lebenszyklus effizient gemanagt werden

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    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.

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