5 Compliance-Beispiele: So verschwenden Sie weder Zeit noch Ressourcen

Ihr Unternehmen hat Ziele. Sie haben Ziele. Und selbst Ihr 4-jähriges Kind hat Ziele – vielleicht nicht dieselben wie Sie, aber sie sind da. Sollten Sie also auch als Compliance-Abteilung Ziele haben? Selbstverständlich!

Wie überall im Unternehmen sind Zeit und Ressourcen endlich. Wo liegen also Ihre Prioritäten? Sollten Sie besser das neue Antikorruptionstraining in China einführen oder ein Risikobewertungssystem für das ganze Unternehmen einrichten? Was ist wichtiger, hilft dem Unternehmen mehr und wie lange dauert die Umsetzung? Legen Sie Ihre Prioritäten fest und machen Sie einen Plan. Denn Sie können nicht alles machen, und Sie sollten das auch nicht. Was Sie jedoch tun sollten, ist Ziele festzulegen – für dieses Jahr, diesen Monat und vielleicht sogar für den heutigen Tag. Natürlich werden Sie sich nicht immer an den Plan halten können. Aber wenn Sie keine Ziele definieren, besteht die Gefahr, dass Sie immer in einer reaktiven Position bleiben und sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren. Das ist schlecht – für Ihre Compliance-Abteilung, für Ihr Unternehmen und für Sie persönlich.

Jeden Tag überfluten neue Vorschriften Ihren Schreibtisch. Gesetze ändern sich, Urteile werden gefällt. Leicht kämpft man nur noch darum, sicherzustellen, dass Ihre Organisation weiss, was gerade erlaubt ist und was nicht, um so die grundlegendste Compliance zu gewährleisten.

Verlieren Sie aber nicht das „Warum“ aus den Augen: Warum ist es für Ihr Unternehmen wichtig regelkonform zu handeln, gemeinsame Werte zu teilen und eine Kultur zu definieren? Es geht nicht nur darum, Kästchen anzukreuzen und Dokumente zu unterschreiben. Wenn Sie kein “Warum” vermitteln, werden Kollegen die Compliance-Abteilung schnell nur noch als Spielverderber wahrnehmen, der das Unternehmen davon abhält, sein wahres Potential zu entfalten. Was Ihr Compliance-Bereich aber tatsächlich tut: Sie schaffen eine Kultur, mit der sich die Mitarbeiter identifizieren können, verhindern, dass der Ort, an dem Ihre Kollegen gerne arbeiten, in schlechten Ruf gerät und schützen Ihr Unternehmen vor Milliardenstrafen. Stellen Sie also sicher, dass dies für alle – auch für Sie selbst – klar ist.

In jedem Unternehmen gibt es Richtlinien, Leitfäden und Regelwerke, die niemand je gesehen hat. Oder wenn sie gesehen wurden, von niemandem verstanden wurden. Beim Schreiben einer Richtlinie, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Sie können sich so nah wie möglich an das Gesetz halten und dafür sorgen, dass sie die genauen Begriffe und Phrasen verwenden. So entsteht ein 27-seitiges Dokument und eine Menge Frust für Ihre Mitarbeiter, die kein Wort verstehen. Alternativ können Sie sich in die Menschen, für die Sie die Richtlinie schreiben, hineinversetzen und die Inhalte so leicht verständlich wie möglich verpacken. Was wird Ihrer Meinung nach mehr Wirkung haben?

Natürlich kostet es eine Menge Zeit leicht verständliche Inhalte zu erstellen. Eine 200-seitige Abschlussarbeit zu schreiben, dauert zwar lange, ist jedoch nicht schwierig. Diese Arbeit auf die 5 wichtigsten Punkte zu reduzieren, ist hingegen eine Herausforderung. Aber es lohnt sich. Wenn Sie das nächste Mal eine Richtlinie, einen Leitfaden oder was auch immer schreiben, denken Sie hierüber nach: Wenn Ihre Mitarbeiter nur eine Information aus dem Schreiben mitnehmen, welche sollte das sein? Wenn Sie etwas Inspiration benötigen, schauen Sie sich einmal die Kleiderordnung bei General Motors an.